Die ESL Pro Series Finals XII liegen inzwischen bereits sechs Wochen zurück. Für unser Counter-Strike 1.6 Team ging bei den zurückliegenden Finals das mouz-Sommermärchen in Erfüllung. In diesem Hintergrundbericht möchten wir die Planungen und  die Durchführung der  ESL Pro Series Finals XII genau unter die Lupe nehmen.

Von der Planung bis zur Umsetzung eines Großevents ist eine umfangreiche und gut durchdachte  Vorbereitung erforderlich. Nur durch eine bis in das kleinste Detail durchdachte Eventplanung, ist eine optimale Umsetzung, so wie sie die Eventbesucher dieses Jahr auf dem EXPO XXI Gelände in Augenschein nehmen durften, gewährleistet.

Location

EXPO XXI Gelände
(Foto: esl.eu)

Der vorherige Final-Standort Tanzbrunnen spielte in den Gedanken des Veranstalters keine Rolle mehr, ausschlaggebend hierfür war der immer größer werdende Zuspruch aus der Bevölkerung am eSports, was im Endeffekt höhere Zuschauerzahlen verheißt. Diesem Zuspruch galt es nun gerecht zu werden und eine von der Kapazität her größere Location zu suchen. Hierfür müssen jedoch einige Kriterien erfüllt werden, damit ein Standort als geeignet befunden werden kann. Zum einen musste die zukünftige Location den flächenmäßigen Ansprüchen gerecht werden, zum anderen ist auf eine ausreichende Stromversorgung zu achten. Ebenfalls darf eine bereits vorhandene Verkabelung nicht fehlen und die Deckenhöhe spielt auch eine nicht unerhebliche Rolle. Zu guter letzt ist eine gute Verkehrsanbindung von großer Bedeutung. Diese Kriterien erfüllte allesamt das EXPO XXI Gelände, weshalb die Entscheidung auf das 7.000 m² große Areal fiel. Ein Parkplatz mit 400 Stellplätzen und eine gute Anbindung an den öffentlichen Nah- und Fernverkehr sind weitere Punkte, welche diesen Standort so attraktiv machen.
Die Stadt Köln hat sich inzwischen aus ihrer Tradition heraus, als fester ESL Pro Series Finals Standort etabliert. Doch warum gerade die Rhein-Metropole Köln? Hierfür gibt es einige Faktoren, die gerade für die Karnevalshochburg sprechen. Hinter dem Veranstalter der ESL Pro Series steht die Betreiberfirma Turtle Entertainment GmbH. Diese hat ihren Firmenhauptsitz ebenfalls in Köln. Daher liegt es auf der Hand, dass aus Kostengründen natürlich auch die Finals in der Metropole Köln stattfinden. Es werden Anfahrts- und Hotelkosten gespart - Geld, das zurück in das Event fließt. Aber auch die gute politische Stimmung, welche dem eSports dort entgegengebracht wird, ist ein weiterer wichtiger Grund. In Köln kann der Veranstalter bereits auf mehrere etablierte Kooperationen mit Radiosendern, Ticketvertrieben und Eventtechnik-Agenturen zurückgreifen, welche für eine optimale Vorbereitung, Vermarktung und Berichterstattung dringend notwendig sind.

Sobald die passende Location gefunden wurde, können die ersten konkreten organisatorischen Planungen  zu den kommenden EPS Finals, durch die 30-köpfige Event Management Abteilung in Angriff genommen werden.

Eventplanung

Die Planung solcher Großevents beginnen bereits nach Abschluss des letzten Events. Hier gilt die Devise „Nach den Finals ist vor den Finals“. Der Hauptverantwortliche für die Planung der EPS Finals ist der bei Turtle angestellte Counter-Strike 1.6 ESL Pro Series Admin Dominik "sleeper" Stöppler.
Natürlich ist es das Bestreben der Verantwortlichen einen Großteil des erhaltenen Feedbacks der zurückliegenden veranstalteten Events auszuwerten und darauf einzugehen. Das fängt bei grundlegenden Themen an, wie der Kommunikation mit allen involvierten Abteilungen wie z.B. Presse, Marketing oder Turnierleitung. Sobald der grobe Rahmenplan erstellt ist, geht es in die detaillierte Aufgabenplanung wie z.B. Aufbauplanung, Personaldisposition, Planung des Bühnenbaus und auch Einkäufe von beispielsweise Pokalen und Medaillen.

Alle anfallenden Aufgaben werden vom so genannten Projektleiter gesammelt, in verschiedene Aufgabenbereiche kategorisiert und an entsprechende Kompetenzen weitergeleitet. So fällt unter anderem die Planung des Bühnenbaus, sowie auch der Licht- und Tontechnik in das Aufgabenfeld der Veranstaltungstechnik. Ein anderes Aufgabenfeld übernimmt die Turnierleitung. Sie betreut unter anderem die teilnehmenden eSport Teams und erstellt Turnierabläufe.
Aufgrund der Vielseitigkeit und des breiten Spektrums bei den Planungen kann Dominik "sleeper" Stöppler natürlich nicht alles alleine planen. Hierfür hat er seine Helfer, welche in den entsprechenden Abteilungen bei Turtle Entertainment sitzen. Jedoch laufen bei ihm alle Stränge zusammen und er koordiniert den Zusammenschluss aller Planungen, einschließlich seiner eigenen Detailplanung, um schließlich das ganze Bündel an Ideen, Konzepten und Plänen, was sich über ein halbes Jahr angesammelt hat, in die Realität umzusetzen.
Einige Wochen vor den Finals beginnt das aufbäumen der Public Relations Abteilung von Turtle. In einer überregionalen Werbekampagne wurden zahlreiche Radiospots in Kooperation mit dem Sender big-FM ausgestrahlt. Zum anderen wurde auch im Internet durch die Schaltung von Info-Banners Öffentlichkeitsarbeit für die Veranstaltung betrieben. Den wichtigsten Teil haben zahlreiche News und Mailings auf der ESL-Seite bzw. an ESL-User eingenommen.
Durch eine bestehende Kooperation mit den an die koelnticket angeschlossenen Vorverkaufsstellen, wurde eine weitere Grundlage geschaffen, um die Tickets an das interessierte Publikum zu bringen.
Einige Tage vor den Finals beginnt der Aufbau. Den Kern des Aufbauteams bildet die Event-Abteilung, hinzu kommen Setupkräfte, die eigentlich studieren oder einen anderen Job ausüben.

Aufbau

Wie jeder Aufbau beginnt auch der Aufbau der EPS Finals mit dem Entladen der LKW. Es gibt ein drei Mann starkes Team von Lageristen, welches dafür sorgt, dass jedes noch so kleine Stück an Equipment am richtigen Platz landet. Ähnlich wie auch in der Planungsphase, werden nach dem Ausladen viele einzelne Bereiche geschaffen. Diese Bereiche bekommen jeweils einen Bereichsleiter zugewiesen, der dann verantwortlich für den Aufbau seines Teilbereiches ist. Teilbereiche sind zum Beispiel Partnerstände, Online-Presse, Gamerooms u.v.m. Auch hier ist Dominik "sleeper" Stöppler wieder derjenige, der über alle Bereiche die Kontrolle behält, um den reibungslosen Aufbau jedes Bereiches zu gewährleisten. Für viele Bereiche gibt es gewisse Vorgaben, die eingehalten und überprüft werden müssen. So müssen zum Beispiel alle Sicherheitsbestimmungen beim Bühnenbau eingehalten werden oder die Internetleitungen an jedem Stand müssen einwandfrei funktionieren. Wenn alles steht, von etwaigen Behörden rechtlich abgenommen worden ist und sowohl die Spieler, wie auch das Team von ESL TV bereit für die Show ist, steht dem Öffnen der Türen nichts mehr im Weg.

Eventablauf

Eines der wichtigsten organisatorischen Themen ist die vorherige Erstellung des Event-Zeitplans. Der Kern des Zeitplans wird von der Abteilung League Operations, die für die Durchführung des Profi-Wettbewerbs zuständig ist, erstellt. Dieser Plan wird dann mit den anderen Abteilungen abgesprochen, insbesondere mit ESL TV, die daraus einen minutiösen Ablaufplan erstellen. Darauf aufbauend werden dann die anderen Zeitpläne erstellt, z.B. für die Pressekonferenzen, so dass diese sich nicht mit wichtigen Spielen überschneiden.
Damit diese Veranstaltung überhaupt durchgeführt werden kann, ist ein eingespieltes Team notwendig, welches die gesamte Veranstaltung betreut.  Dieses Team wird aus Mitarbeitern von Turtle Entertainment, ehrenamtlichen ESL Admins und aus Personen aus deren Freundes- und Bekanntenkreis gebildet. Es waren alleine bei den zurückliegenden Finals, ein 25-köpfiges Event- und Eventtechnikteam sowie unzählige weitere Helfer im Einsatz.

ESL Pro Series Finals XII

mousesports mit dem Pokal
(Foto: esl.eu)

Endlich ist es soweit, die Tore öffnen sich und die ersten Besucher strömen auf das EXPO XXI Gelände. Bereits im Einlassbereich stehen Sicherheitskräfte, die dafür Sorge tragen, dass keine gefährlichen Gegenstände in den Gebäudekomplex gebracht werden. Sicherheitskräfte sind vom Gesetzgeber bei solchen Großveranstaltungen vorgeschrieben und dienen dem Schutz der Besucher.
Auf den ESL Pro Series Finals XII findet jeder das Passende. Wenn einmal kein Match in den Gamerooms läuft, ist durch entsprechende Stände bereits für Abwechslung gesorgt. Durch ein umfangreiches Rahmenprogramm bietet die ESL ihren Besuchern ein Spektakel der besonderen Art.
Während in den Gamerooms die Final-Matches ausgetragen werden, beginnt auch die Arbeit für die im zebralook, schwarz-weiß gestreift gekleideten EPS Matchadmins. Diese Admins haben den Spielbetrieb auf den Finals zu gewährleisten.
Während ESL TV durch eine streamingbasierende Berichterstattung von den Finals glänzt und Zuschauer aus ganz Europa an die Monitore lockt, fragen wir uns:  Wie ist eine Übertragung überhaupt technisch, ohne ein Studio möglich? Ganz einfach: Zu jedem Event wird eine umfangreiche Bild- und Tonregie aufgebaut mit entsprechendem technischen Equipment wie Encodern, die das direkte Übertragen in das Internet ermöglichen. Hinzu kommt eine dedizierte Internetleitung, so dass nicht andere PCs die Übertragung des Signals stören können. Vom Event aus gehen Bild und Ton direkt an die Streaming-Server, die das Signal dann weiterverbreiten.

Fazit und Blick in die Zukunft

Die vergangenen ESL Pro Series Finals XII waren wieder einmal ein voller Erfolg für den Veranstalter. Insgesamt besuchten 3.900 Besucher die zurückliegenden Finals. Es wurden insgesamt Preisgelder im Gesamtwert von 170.000 Euro ausgeschüttet. Das Medieninteresse war größer als zu erwarten war, selbst  TV-Sender wie ARD, n-tv, RTL und 1live haben es sich nicht nehmen lassen, mit einem Kamerateam präsent zu sein.
Die kommenden 13. ESL Pro Series Finals werden übrigens wieder auf dem EXPO XXI Gelände in Köln stattfinden. Wie bereits erwähnt, sprechen viele Gründe für das EXPO XXI Areal, daher hat sich die ESL und der Betreiber der Location auch direkt auf zwei Jahre aneinander gebunden. Bis zur Season XV werden die Finals immer dort stattfinden.


Der EPS Matchadmin Alexander "Alex" Kramer stellte sich in einem Interview unseren Fragen zu seinem Tätigkeitsfeld als Master Admin sowie den Aufgabengebieten eines Admins auf den zurückliegenden Finals.

Inside

• Interview: EPS Matchadmin Alex stellt sich unseren Fragen zur Organisation des Events